常に成長を目指す会社の社長は常に大小100個以上のタスクを抱えています。

山本もそうです

でも現状は大きく遅れることなく処理できています。

なぜでしょうか?

それは「仕事のスピードを上げ続ける努力をしている」からです。

これは全ビジネスパーソンに必要な意識。実際、山本が尊敬するビジネスパーソンは例外なく仕事が速いです。

そしてこれこそがお金の不安なく天寿を全うする唯一の方法だと考えています。
実際、山本の尊敬する方はもう人生でお金のことを心配する必要がないほどのお金を稼いでいます。

今回は、「お金の不安なく天寿を全う!仕事のスピードを上げる12の方法」をテーマに、仕事のスピードを上げ続けることの大事さや、具体的な方法について伝えていきたいと思います。

1、なぜ仕事のスピードを上げ続けなければならないのか?

そもそもなぜ仕事のスピードを上げ続けなければならないのでしょうか?

それは、

  • 仕事の結果を出すため
  • 仕事が早く終えるため
  • 褒めてもらうため(仕事が早い方が褒められる)
  • 自分もクライアントさんもワクワクするために
  • 信頼してもらうため
  • いつの時代も役に立つスキルを身につけるため
  • 給与を上げるため
  • 老後の不安を払拭するため

からです。

仕事のスピードを上げないと給与もスキルも上がらず、いつまで経っても老後の不安が付き纏ってきます。

2、仕事のスピードを上げる12のコツ

ではどうしたら仕事のスピードは上がるのでしょうか?

山本がこれまで仕事をする中で「間違いない」というスピードアップのコツを12個紹介したいと思います。

(1)一つ一つの仕事にタイムリミットを設定する
(2)メリハリを付ける
(3)前日に翌日やるべきことを決める→朝仕事に着手する時点でその日やるべきことを明確に
(4)夜遅くではなく朝早起きして仕事をする
(5)PCで集中して仕事する際はスマホは機内モード
(6)脳みそのコンディションを考えて仕事する時間を決める
(7)仕事の種類を①重要度②緊急度で分類する
(8)仕事の優先順位を付ける
(9)考えた末分からなければ正しく上司に相談する
(10)他のメンバーに正しく業務依頼する
(11)とりあえず着手する
(12)大きな仕事は分解する

詳しくは以下でご紹介します。

(1)一つ一つの仕事にタイムリミットを設定する


パーキンソンの法則というものをご存知でしょうか?

「仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する」

というものです(第1法則)。

つまり、仮に30分で終わる仕事だとしても、「1時間でやってください」と言われたら1時間かかってしまうというものです。

だからこそ、「この仕事は15分で終える」と決めたらストップウォッチを使って何としても15分以内で終えるように仕事をしましょう。

(2)メリハリを付ける

例えば記事のチェック。一字一句チェックしていたら1〜2時間とかかかる人も多いのではないでしょうか。

でも山本は10分もかからずチェックを終えています。

方法としては「目的に沿ってチェックリストを作り、そのリストの内容だけチェックする」というものです。やるべきこととやらないことを明確に決めているのです。

(3)前日に翌日やるべきことを決める

次もスピーディーに仕事をするために「前日にやるべきことを決める」ということも非常に重要です。

しかもできれば時間まで決めておくと良いでしょう。

例えばとある日の山本のスケジュールを例にすると、

  • 4:30〜4:45・・・メールチェック
  • 4:45〜5:00・・・前日のKPIチェック
  • 5:00〜5:30・・・ランニングと出かける準備
  • 5:30〜5:45・・・出かける準備
  • 5:45〜6:00・・・移動しながら今月の営業数字とタスクチェッ
  • 6:00〜6:15・・・コミュニティクラウドの記事作成
  • 6:15〜6:30・・・インターンカリキュラム作成準備
  • 6:30〜6:45・・・猿ブログ記事チェック

以下つづく

これを必ず前日に用意しています。

(4)夜遅くではなく朝早起きして仕事をする

これは個人的に大きかったことです。

朝早起きすると仕事の効率は格段に上がります。
山本は5年くらい前までは超夜型だったけど、ここ1〜2年くらい朝型にして業績が伸び、人生変わりました。

理由としては以下の2つ。

  • 頭が一番冴えている朝に重要な仕事ができると昼とか夜やるより早く終わる
  • 朝余裕を持って準備した上で仕事をすることで個々の業務が効率よくこなせる&ミスが減る→質も上がる
  • 仰る通り昼間は打ち合わせだったりメール電話が多いから集中しづらいから

(5)PCで集中して仕事する際はスマホは機内モード

山本もスマホ依存症なので、ついついスマホを見てしまいます。

ちょっとしたメッセージがあったりしたら気になるタイプです。

だから見ないように機内モードに設定します。
決めたタスクが終わるまで機内モードにして目の前の業務に集中しましょう。

(6)脳みそのコンディションを考えて仕事する時間を決める

朝は脳が疲れてなくて冴えていますが、一方で夜は頭が疲れている状態です。

だからこそ、

  • 朝は頭を使う創造的な仕事を
  • 夜は頭をあまり使わずできる機械的な作業をすることで1日の業務効率を最大化しましょう。

(7)仕事の種類を①重要度②緊急度で分類する

「7つの習慣」を読んだことはありますか?

誰もが知る有名なビジネス書ですが、その本によると以下の習慣を実行することで人生が変わり、より成功への道を歩めるとされています。

  • 第一の習慣:主体的である
  • 第二の習慣:終わりを思い描くことから始める
  • 第三の習慣:最優先事項を優先する
  • 第四の習慣:Win-Winを考える
  • 第五の習慣:まず理解に徹し、そして理解される
  • 第六の習慣:シナジーを創り出す
  • 第七の習慣:刃を砥ぐ

この中の「第三の習慣:最優先事項を優先する」では、仕事の種類を以下の4つに分けることが大切だと説いています。

①緊急性高く重要性も高い仕事
②緊急性低く重要性は高い仕事
③緊急性高く重要性は低い仕事
④緊急性も重要性も低い仕事

その上で、①ではなく②に時間を割くことが大切とされています。
山本の仕事で言うと

  • 来年以降の計画と戦略を立てたり、
  • クライアントさんの数ヶ月後の施策を考えたり

などがあります。
②の仕事に1日絶対2時間割くことで仕事の効率は圧倒的に高まり人生がよりよくなるでしょう。

(8)仕事の優先順位を付ける

先ほどの話と繋がりますが、毎日タスクを整理して仕事を(7)の①〜④で分けて、②→①→③の順番に優先順位を付けて、かつ④については「やらない」ことが重要です。

もし誰かから④の仕事を頼まれたら正しく断りましょう。

(9)考えた末分からなければ正しく上司に相談する

まず、考えもせずに「分からないから聞こう」というのはやめましょう。

なぜなら成長に繋がらないからです。人生100年時代。成長してスキルを身につけないと生き続けることが難しいのが現状です。

でもきちんと考えた末であれば相談した方が仕事のスピードは上がります。考え続けても自分だけでは答えが出ないこともあります。目安としては30分集中して考えたけど答えが出なければ相談しましょう。

(10)他のメンバーに正しく業務依頼する

ヒト一人のできることは限られています。

だからより質量の高い仕事をするには一緒に働いてくれているメンバーの協力が重要です。

メンバーに協力してもらうにあたっては、依頼内容を具体化することが大事になってきます。
例えば、

  1. 業務の目的
  2. 方針(戦略)
  3. 背景
  4. 具体的な進め方(戦術)
  5. Next Step

を伝えることが大切です。

(11)大きな仕事はとりあえず着手する

昔読んだ自己啓発本で「大きな仕事は億劫になってなかなか手をつけられない。だから手をつけることが大事。手をつければ半分完了したようなもの」という話があって今もまさにその通りだと思っています。

とりあえず着手することが大切です。

(12)大きな仕事は分解する

これもまた大きな仕事の話だけど「分解」が大事です。

例えば山本は、長文記事を書く際は以下の通り分解して仕事に取り組みやすくしています。

  1. 目的、ターゲット、何の価値を提供するかの確認
  2. 情報収集→自社の資料や参考書籍などを集めて必要な情報を収集整理する
  3. 構成作成
  4. 書き出しを書く
  5. 細切れ時間を使って一つずつ構成ごとに書いていく→「この15分で構成3を書く!」とか
  6. 最後まで書いたらタイトルを付ける
  7. 自分で見直し①
  8. 自分で見直し②
  9. 自分で見直し③
  10. ターゲットに近い知り合いに読んでもらいフィードバックをもらう
  11. ブラッシュアップしてリリース

6までで30%くらいのクオリティで良いと思って作り、7〜9で限りなく100%に近づけていきます。

出典:山本Twitter

3、常に仕事の効率を上げる方法を考える

ここまで仕事を速くするコツを紹介してきましたが、何より大切なのは「常に仕事の効率を上げる方法を考える」ことです。

山本も毎日、

  • 「もっと速く仕事する方法はないか?」
  • 「こうしたらもっとスピーディーに仕事できるのではないか?」

と考え続けています。

今回は一般的に仕事のスピードを上げる方法を紹介しましたが、人それぞれ特有のノウハウがあります。

大量の仕事をこなす中で工夫し続け、そのような個々のノウハウを見つけることが成長への道です。

ぜひ「常に仕事の効率を上げる方法を考える」ようにしましょう。

最後に

今回は仕事のスピードを上げ続けるというテーマでお送りしました。

そしてこれはお金の不安なく天寿を全うする唯一の方法です。

ぜひ今回の内容を参考にしてみてください!